Preden se odločite za vodenje okroglih miz: kontrolni seznam

Najprej: kdo bo vodil in kdaj

V poznem jesenskem času se v mnogih organizacijah začne načrtovanje pomladnih konferenc, zato se pogosto vprašanje vodenja okroglih miz pojavi prezgodaj ali pa prepozno. Prvi korak na seznamu je povsem praktičen: zapišite, kdo bo na odru dejansko sedel na mestu moderatorja in v katerem mesecu. Če imate datum, lahko delavnico umestite tako, da se naučeno še ne pozabi, a je vmes dovolj časa za vajo.

Pri delavnici Vodenje okroglih miz se udeleženci učijo priprave vprašanj, usmerjanja govorcev in časovnega vodenja. Vse tri veščine zahtevajo ponavljanje, zato priporočam, da med delavnico in dogodkom mine nekaj tednov, ne pa nekaj dni. Tako ima moderator čas, da svoja vprašanja preizkusi na kolegih.

Preverite tudi, ali gre za enega moderatorja ali za več. Če se vloga prenaša med člani ekipe, se vsi vključeni naučijo istega jezika, kar olajša pripravo naslednjih dogodkov.

• Kdo je moderator in kdaj je dogodek?
• Ali je vlogo mogoče deliti med več ljudi?
• Koliko tednov imate za vajo po delavnici?

Kakšno okroglo mizo vodite

Panel s tremi govorci in tričetrt ure časa je drugačna naloga kot razprava s sedmimi udeleženci in odprtim občinstvom. Pred izbiro delavnice si zato odgovorite, kakšen format boste najpogosteje uporabljali. Število govorcev, trajanje in postavitev prostora določajo, koliko vprašanj sploh lahko postavite in koliko prostora ostane za spontan odziv.

Dobro je tudi vedeti, ali so govorci vajeni nastopanja ali pa so strokovnjaki, ki prvič sedijo na odru. Z izkušenimi govorci je izziv predvsem časovna disciplina, z manj izkušenimi pa spodbujanje, da odgovarjajo konkretno in kratko. Delavnica obravnava oba primera, vendar je koristno, da veste, kateri vas čaka.

Zapišite si tri zadnje dogodke, ki ste jih organizirali ali obiskali, in opišite, kaj je pri razpravi najbolj škripalo. Ta zapis bo najboljši kažipot pri izbiri poudarkov.

• Število govorcev in dolžina razprave
• Ali je občinstvo vključeno v razpravo?
• Ali so govorci vajeni nastopanja?

Kako dobro so pripravljena vprašanja

Vprašanja so hrbtenica okrogle mize, a se pri pripravi pogosto izgubijo na koncu seznama opravkov. Preglejte svoje zadnje vprašanje, ki ste ga postavili na dogodku: ali ga je bilo mogoče odgovoriti z da ali ne? Ali je bilo tako splošno, da bi ga lahko zastavili na katerikoli temo? Če je odgovor pritrdilen, je to jasen znak, da priprava vprašanj potrebuje več pozornosti.

Delavnica uči, kako vprašanja razporediti v zaporedje, ki ima začetek, vzpon in zaključek, ter kako pripraviti rezervna vprašanja za primer, da razprava zastane. Pomembno je tudi, da vsako vprašanje naslavlja določenega govorca ali določeno izkušnjo, ne pa vseh hkrati.

Vprašajte se še, ali si upate vprašanje prilagoditi sredi razprave. Moderator, ki se strogo drži zapisanega, pogosto zamudi priložnost, ki jo ponudi odgovor govorca.

• Odprta ali zaprta vprašanja?
• Imate rezervna vprašanja?
• Ali smete spremeniti vrstni red sredi razprave?

Usmerjanje govorcev in časa

Tretji sklop je pogosto najtežji: kako ustaviti govorca, ki preveč govori, ne da bi ga užalili, in kako spodbuditi tihega. Premislite, kako se vi sami odzovete, ko nekdo preseže dogovorjeni čas. Ali čakate, da se ustavi sam? Ali posegate prezgodaj? Delavnica tu ponuja konkretne stavke in kretnje, ki jih lahko vadite pred dogodkom.

Čas je na okrogli mizi skupna dobrina. Če en govorec dobi pet minut več, jih drugi izgubijo. Zato je dobro vnaprej določiti, koliko minut ima vsak govorec za uvod, koliko za odgovore in koliko za zaključek. Zapisan časovni načrt moderatorju omogoča mirnejše vodenje, saj ne improvizira pravil.

Preverite, ali imate na dogodku vidno uro ali nekoga, ki vam z znamenjem pokaže, koliko časa je ostalo. Brez tega še tako dober moderator izgubi občutek za tempo.

• Dogovorjen čas za vsakega govorca
• Znak za opozorilo o času
• Način, kako vljudno prekiniti

Kaj pričakujete po delavnici

Preden se prijavite, si zapišite, kaj naj bo po delavnici drugače. Ne gre za splošno željo po boljšem vodenju, temveč za konkreten rezultat: na primer, da bo vsak govorec dobil približno enak čas, da bodo vprašanja pripravljena teden dni pred dogodkom ali da se bo razprava končala ob predvideni uri.

Delavnica temelji na vajah in povratnih informacijah, zato udeleženci svoje vodenje preizkusijo še pred pravim občinstvom. Pomembno je, da to ste pripravljeni storiti: kdor pričakuje samo predavanje, bo morda razočaran, kdor je pripravljen vaditi, bo odnesel največ.

Dogovorite se tudi, kdo v organizaciji bo po delavnici spremljal napredek. Ena sama pogovorna ura čez mesec dni, kjer udeleženec pove, kaj je uporabil in kaj ne, pogosto več šteje kot dodatna ura teorije.

• Opredelite en merljiv rezultat
• Dogovorite se za pogovor čez mesec dni

Zadnja vprašanja pred odločitvijo

Ko imate odgovore na prejšnja vprašanja, preostane še nekaj praktičnih preverjanj. Ali se lahko udeleženec prosto odloči za delavnico, ali jo mora potrditi nadrejeni? Ali termin sovpada z drugimi obveznostmi pred dogodkom? Ali imate dovolj udeležencev, da bi bila skupinska vaja smiselna?

Če ste nekaj teh točk označili z vprašajem, je to povsem običajno. Pokličite ali pišite in skupaj preglejmo, ali delavnica ustreza vašemu primeru. Pogovor pred prijavo ni obveza, je pa priložnost, da se izognete neprimerni izbiri.

Če seznam vsebuje več odgovorov kot vprašanj, ste verjetno pripravljeni. Če jih je več odprtih, jih najprej razčistite, nato se odločite.

Kontrolni seznam ni test, ki ga je treba opraviti, temveč pripomoček, da se odločitev ne sprejme na pamet. Če poznate svoj format, vprašanja, časovni okvir in pričakovani rezultat, ste že naredili večino dela. Preostane le še, da izberete termin in začnete vaditi. Za pogovor o vaši konkretni okrogli mizi nam pišite ali pokličite, odgovorimo vam v nekaj delovnih dneh.