Kako poskrbeti, da v skupinski razpravi spregovorijo vsi, ne samo glasni

Vprašanje, ki ga slišimo na vsaki delavnici

Na začetku skoraj vsake delavnice facilitacije nekdo vpraša isto: kaj naj storim, ko govorita samo dva človeka, ostali pa gledajo v mizo? Vprašanje zveni preprosto, a za njim je več različnih težav. Včasih so tihi udeleženci zadržani zaradi hierarhije, včasih zato, ker potrebujejo čas za razmislek, včasih pa preprosto ne vedo, ali je njihovo mnenje zaželeno.

V tem prispevku sem zbrala odgovore, ki jih dajemo na delavnicah Facilitacija skupinskih razprav. Niso čarobne formule. So majhne odločitve vodje, sprejete pred razpravo in med njo, ki skupaj ustvarijo prostor, kjer lahko spregovori vsak.

Ob koncu pomladi se mnogi organizatorji pripravljajo na poletne strateške sestanke in jesenske dogodke, zato je pravi čas, da si ta razmislek zapišete in preizkusite na prvi naslednji razpravi.

Zakaj nekateri molčijo

Molk ni vedno nezanimanje. Pri ljudeh, ki se počasneje odločijo za besedo, je pogosto znak, da razmišljajo, medtem ko hitrejši govorci že zapolnijo prostor. Facilitator, ki molk razume kot odsotnost, bo hitro prešel naprej in s tem še utrdil vzorec.

Drugi razlog je odnos moči. Če je v sobi vodja oddelka, bodo podrejeni pogosto počakali na njegovo mnenje. Tretji razlog je nejasno vprašanje: kdor ne razume, kaj se od njega pričakuje, raje ne reče nič.

Zato je prvi korak pogled na vzrok. Preden izberete tehniko, si odgovorite, ali skupina molči zaradi časa, strahu ali zmede. Vsak vzrok zahteva drugačen odziv.

• Razmislek vzame čas, ne volje
• Hierarhija utiša podrejene
• Nejasno vprašanje ustvari negotovost

Vprašanje, ki vabi k odgovoru

Veliko se začne pri oblikovanju vprašanja. Vprašanje »Ali ima kdo kaj dodati?« vabi predvsem tiste, ki so že pripravljeni. Vprašanje »Katero tveganje se vam zdi največje in zakaj?« pa vsakomur da konkretno nalogo.

Dobro pomaga tudi najava vnaprej: povejte, da boste vprašali za mnenje, in dajte minuto tihega razmisleka. Mnogi udeleženci si v tem času zapišejo misel in jo nato lažje izrečejo, saj jo imajo pred seboj.

Izogibajte se vprašanjem, na katera je mogoče odgovoriti z da ali ne, razen kadar želite hiter pregled stališč. Za poglobljeno razpravo uporabljajte vprašanja, ki začenjajo z »kako«, »kaj bi se zgodilo, če« in »kaj vam je pri tem najbolj pomembno«.

Tehnike, ki razdelijo besedo

Najbolj zanesljiva je izmenjava v dvojicah ali trojicah. Udeleženci se najprej v paru pogovorijo, nato eden predstavi skupni zaključek. Tihi človek v paru spregovori laže kot pred štirideset pari oči, hkrati pa glas v plenumu ne pripada nujno enemu samemu govorcu.

Druga možnost je pisna runda. Vsak na listek zapiše svojo misel, listke zberete in preberete ali razvrstite na steni. Tako je vsaka ideja enakovredna, ne glede na to, kdo jo je zapisal.

Tretja je krožna beseda: vsak po vrsti reče en stavek, brez komentarjev drugih. Uporabljajte jo zmerno, ker lahko postane mehanična, a kot uvod v razpravo ali sklepno rundo deluje zelo dobro.

• Pogovor v dvojicah pred plenumom
• Pisni listki in skupno razvrščanje
• Krožna beseda z enim stavkom na osebo

Kako obvladati glasne govorce

Glasni udeleženci niso težava, če jim dodelite vlogo. Prosite jih, naj povzamejo, kar so slišali, ali naj zapišejo ideje na tablo. Njihova energija gre v nalogo, ne v prevlado nad razpravo.

Ko nekdo govori predolgo, ga prekinite spoštljivo: »Hvala, to je pomembna misel. Poglejmo, kaj o tem menijo še drugi.« Pomembno je, da prekinitev ni kazen, ampak del dogovorjenega ritma, ki ste ga postavili na začetku.

Zelo koristno je pravilo, ki ga uvedete že v uvodu: vsak govori do dve minuti, nato beseda preide naprej. Ko je pravilo skupno, ga ni treba uveljavljati osebno in nihče se ne počuti napadenega.

Od razprave do skupnega zaključka

Razprava je uspešna šele, ko se konča z nečim, kar skupina razume enako. Zato facilitator vmes povzema: »Slišim tri smeri, ali sem prav razumela?« S tem se ujame odstopanje med tem, kar je bilo rečeno, in tem, kar je bilo slišano.

Ob koncu zaključke zapišite na vidno mesto in vsakogar vprašajte, ali se z njimi lahko strinja ali ž njimi živi. Ni nujno, da so vsi navdušeni, pomembno je, da nihče ne ostane z občutkom, da ga niso slišali.

Za vsak zaključek določite osebo in rok. Sklep brez imena in datuma hitro ostane le lepa misel na steni, sklep z odgovornostjo pa postane dejanje.

Dati besedo vsem ne pomeni, da mora vsak govoriti enako dolgo. Pomeni, da je vsakomur omogočeno, da spregovori na način, ki mu ustreza: v paru, pisno ali v krogu. Če pred razpravo premislite o vzroku molka, oblikujete jasno vprašanje in izberete tehniko, ki ustreza skupini, boste kmalu opazili, da so tihi udeleženci pogosto tisti z najbolj premišljenimi mislimi.